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Drei Todsünden bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, in: Journal - Architekten. Planer, 9/2009

Das Volumen der Konjunkturpakete lockt selbst Unternehmen, die öffentliche Ausschreibungen bisher gemieden haben. Je geringer die Erfahrung, desto schwieriger ist es allerdings, sich erfolgreich gegen die Mitbewerber durchzusetzen. „Zwar wurden im Rahmen des Konjunkturpakets 2 einige Regelungen des Vergaberechts gelockert, doch bleibt es gerade bei EU-weiten Ausschreibungen dabei, dass teilnehmende Unternehmen vor allem durch formale Fehler scheitern“, warnt Vergaberechtlerin Aline Fritz von der Kanzlei FPS in Frankfurt.

Drei Todsünden sind es, die ein Scheitern fast unausweichlich machen:

Ungenaues Lesen

„Bei Ausschreibungsunterlagen steckt die Tücke meistens im Detail“, warnt Vergaberechtlerin Fritz und rät, die Unterlagen des Auftraggebers peinlich genau zu lesen. Welche Unterlagen müssen mit dem Angebot eingereicht werden, welche Unterlagen sollen nur eingereicht werden? Ein kleine, dem Laien kaum auffallende Differenzierung, hinter der sich ein juristisches Schmankerl verbirgt: Müssen Unterlagen eingereicht werden, führt ihr Fehlen im Angebot zu einem automatischen Ausschluss des Bieters. Ein Nachreichen kann diesen Fehler nicht heilen. Fritz: „Das gilt sogar dann, wenn die Vergabestelle fälschlicherweise selbst fehlende Unterlagen nachfordert.“ Sollen Unterlagen beigefügt werden, entscheidet im Regelfall die Vergabestelle, ob ein Ausschluss vom Verfahren notwendig ist oder nicht, wenn diese fehlen.

Unverbindliches Angebot

Im Vergabeverfahren muss ein Angebot immer verbindlich sein. Ein Angebot unter Vorbehalt ist nicht möglich und führt zum automatischen Ausschluss. Dabei gibt es eine ganz besondere Falle: „Der Ausschluss findet auch statt, wenn ein Bieter in seinem Anschreiben zum Angebot auf seine eigenen AGBs verweist oder die vom Auftraggeber vorgegebenen Vertragsbedingungen in Frage stellt bzw. abändert“, warnt Fritz

Fehlende Kommunikation

Bieter sollten sich nicht scheuen, bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen beim Auftraggeber nachzufragen. „Unklarheiten kommen häufiger vor, als man denkt“, weist Fritz hin, „wichtig ist nur, dass diese vor Ablauf der Angebotsfrist geklärt werden, denn nach Ablauf der Frist besteht keine Möglichkeit mehr, etwas zu korrigieren.“ Die Vergabestelle darf mit den Unternehmen nach diesem Termin nicht über Inhalte des Angebots sprechen. Wer nicht frühzeitig nachfragt, läuft also Gefahr, dass sein Angebot, weil er etwas nicht richtig verstanden hat, ausgeschlossen wird.
Bietern in EU-weiten Vergabeverfahren rät Fritz auch dazu, sich nicht zu scheuen, Vergaberechtsverstöße binnen kürzester Frist nach Erkennen bei der Vergabestelle in Form einer sogenannten Rüge anzumahnen: „Nur dann besteht die Möglichkeit, den vergabespezifischen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen und sich gegen eine ungünstige Entscheidung der Vergabestelle zu wehren.“

Author(s): Aline Fritz