Schriftliche Stimmabgabe eines Aufsichtsratsmitglieds oder per Telefon

Es kommt vor, dass Aufsichtsratsmitglieder an der persönlichen Teilnahme an einer Aufsichtsratssitzung gehindert sind. Sofern eine für die Beschlussfähigkeit ausreichende Zahl von Aufsichtsratsmitgliedern an der Sitzung teilnehmen, schließt dies eine Beschlussfassung regelmäßig nicht aus. Gehinderte Aufsichtsratsmitglieder müssen danach, sofern sie nicht an der Beschlussfassung mitwirken wollen, nichts tun. Die Beschlüsse können auch ohne ihre Teilnahme gefasst werden.

Möchte sich das Aufsichtsratsmitglied beteiligen, so kann es seine Stimme schriftlich oder telegrafisch abgeben. § 108 Abs. 3 Satz 1 AktG regelt hierzu:

„Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung … teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen.“

Die vorgesehene schriftliche Stimmabgabe setzt danach Schriftform, d.h. ein von dem Aufsichtsratsmitglied mit eigenhändiger Namensunterschrift unterzeichnetes Dokument, voraus.

Dies ist deutlich enger als die gesetzliche Regelung in § 108 Abs. 4 AktG, die neben der schriftlichen auch fernmündliche oder andere vergleichbare Formen der Beschlussfassung des Aufsichtsrats zulässt. Dies umfasst insbesondere die Stimmabgabe per E-Mail sowie die telefonische Stimmabgabe.

Hierbei darf allerdings kein Aufsichtsratsmitglied Widerspruch erheben.

Das Oberlandesgericht Frankfurt am Main hat sich mit Urteil vom 2. Mai 2019 (Az. 22 U 61/17) dem angeschlossen und eine Stimmabgabe per unterschriebenem E-Mail-Scan ausreichend sein lassen.

Es ist darüber hinaus entschieden, dass telefonisch an der Aufsichtsratssitzung teilnehmende Aufsichtsratsmitglieder anwesend sind und – wie ein präsentes Aufsichtsratsmitglied – an der Sitzung teilnehmen.

Diese moderner Kommunikation aufgeschlossene Entscheidung ist noch nicht rechtskräftig. Die Revision zum Bundesgerichtshof wurde zugelassen, so dass höchstrichterliche Rechtsprechung demnächst zu erwarten ist.

Vorbehaltlich einer konkreten Zulassung moderner Kommunikationsmittel in der Satzung sollte an den formalen Vorgaben des Gesetzes und der jeweiligen Satzung festgehalten werden, da deren Nichteinhaltung – sofern es auf die schriftlich oder mündlich abgegebene Stimme ankommt – schnell zur Unwirksamkeit gefasster Beschlüsse führen kann.